Historique et missions

Créée en 1982 et implantée sur le site Descartes depuis septembre 1984, la Mission des archives est l'interface entre le département ministériel et la direction des Archives de France pour garantir le respect de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives inscrite au Code du patrimoine (L211-1 à L222-B) selon l'ordonnance 2004-178 du 20 février 2004 et la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008.

La Mission des archives :

• joue un rôle de conseil et d'incitation en ce qui concerne les archives courantes ;
• aide les services à gérer la masse de leurs archives utiles tant administratives que scientifiques ;
• sélectionne et conserve (au Centre des archives contemporaines, à Fontainebleau) les documents intéressant l'histoire des sciences en établissant des instruments de recherche informatisés ;
• valorise le patrimoine archivistique de la Recherche par l'orientation des chercheurs en histoire des sciences et la réalisation de guides des sources d'archives.

Versement d'archives

Quand verser ?

Un versement annuel est conseillé, hors période d'intense activité administrative du service. L'entassement en vrac dans des armoires est à proscrire.
A chaque cessation de fonctions ou mutation, pour ses archives intermédiaires quand l'utilité administrative n'est plus quotidienne. La Mission assure en cas de besoin, la communication administrative des dossiers au service versant.

En cas de déménagement

• Appelez très tôt les Archives : vous êtes rarement le seul à déménager ; il faut planifier.
• Réfléchissez à ce qui vous est encore utile et pour combien de temps. Voyez ce qui peut être éliminé.
• Identifiez précisément les documents que vous archivez (contenu et dates des dossiers)

Le traitement des arriérés ne passe pas par la solution du pilon mais par une action conjuguée : Service versant - Mission des archives. A terme, doit "s'épuiser " la situation de ces arriérés au sein du ministère.

Que verser ?

Seuls sont versés les documents résultant de votre activité administrative notamment courrier chrono, notes et rapports, P.V. des réunions, dossiers techniques et thématiques, mise en place de colloques, séminaires. Les notes manuscrites prises au cours de réunions et bien identifiées (lieu, date, intervenants) ne sont pas "jetables". Ces notes peuvent apporter à l'historien, un éclairage sur les décisions prises.

Quelques notions de tri "incontournables"

Il faut toujours garder l'original même s'il se présente moins bien que la copie puisque c'est lui qui fait foi. S'il n'y a pas d'original, on conservera l'exemplaire dont la frappe est la meilleure. Si l'un des exemplaires porte des annotations, c'est lui qu'on choisira puisqu'il apporte des informations supplémentaires. La minute manuscrite est à détruire sauf si elle émane d'une personnalité ou si l'on ne possède pas le texte par ailleurs. En revanche, il est intéressant de garder les projets successifs d'un texte qui reflètent le travail de l'Administration et l'évolution d'une affaire. LES DOSSIERS EN UN SEUL EXEMPLAIRE SUFFISENT.
Un fonds d'archives détruit ne peut plus se reconstituer ou le sera très difficilement et partiellement.

Comment verser ?

La Mission utilise des cartons normalisés de type DIMAB. Le bordereau est une liste des documents.

Présentation matérielle des dossiers

Les dossiers doivent être conditionnés dans des chemises à sangle, classeurs ou boîtes d'archives (3 pour 1 carton Dimab).
Au dos, sont portées les mentions suivantes, reportées sur le bordereau de versement :

• titre du dossier     }
• dates extrêmes     } mentions reportées sur le bordereau de versement

Fonction du bordereau

Le bordereau est la pièce justificative de l'opération de versement. C'est l'outil de gestion et de recherche principal des archives et un instrument de liaison entre le service versant et le service d'archives.

Conseil pour l'établissement du bordereau

• Il comporte l'identification de l'administration versante.
• Il indique la durée d'utilisation administrative (D.U.A.) possible des documents versés ce qui correspond à la durée pendant laquelle le service pense avoir besoin de ses archives et pendant cette période la Mission des archives s'engage à ne faire aucun travail de tri des documents. Il propose leur conservation définitive ou leur destruction, opération qui ne peut-être effectuée qu'avec l'accord préalable du service versant, par le service d'archives.

Ses feuilles intercalaires comportent les numéros de cartons et énumèrent les titres et dates extrêmes des dossiers contenus dans chaque carton Dimab.
Les titres portés par les services doivent être compréhensibles de l'extérieur; il s'agit trop souvent de raccourcis hermétiques ou d'un langage inintelligible aux non-initiés.

Attribution par la Mission d'un numéro de versement

Celui-ci sera reporté sur le bordereau de versement. Sur chaque carton apparaîtra, sur le devant (côté poignée), le numéro de versement suivi du numéro de carton (exemple : 715/1, 715/2,...).

Enlèvement des cartons

Le transfert des documents jusqu'aux dépôts d'archives intermédiaires est assuré par la Mission des archives en relais avec le Bureau de la logistique Descartes.
Une fois le versement terminé, pour demander son enlèvement, on téléphone à la Mission des archives en précisant le numéro de versement, le nombre de cartons et le numéro de bureau où ils se trouvent.

Destruction

Il n'est pas de destruction d'archives autre que celle prévue par la loi : le pilon ministériel.
Sans le visa de destruction de l'archiviste, l'élimination sauvage présente l'inconvénient d'être illégale et de ne pas être toujours pratiquée à bon escient, laissant parfois subsister les plus modestes au détriment des plus utiles et des plus intéressants pour la recherche historique. L'élimination concertée doit s'appuyer sur une sélection raisonnée. 

Communication

Comment faire revenir un dossier ?

Sur simple appel à la Mission en précisant la référence exacte, référence indiquée sur le bordereau de versement : n° de versement, n° de carton, dossier recherché.
Le délai est en fonction du lieu du gisement d'archives :
immédiatement à la disposition du service versant si le document est conservé dans les dépôts de la Mission ;
5 à 10 jours si le dossier est conservé au Centre des archives contemporaines (ce délai pouvant être de 24 h en cas de déplacement du ministère à Fontainebleau).

Qui a accès à ces documents ?

Seul, le service versant (service d'origine ou héritier des attributions d'un service dissous) a accès à ses documents pendant 25 ans. La demande en communication de service à service ne pourra se faire qu'avec l'accord du service versant.
Des délais plus longs existent :

• pour certains types de documents intéressant le secret industriel et commercial, la sûreté de l'Etat et la protection de la vie privée ou la sécurité des personnes (50, 100 et 120 ans) ;
• pour les dossiers de carrière (120 ans à compter de la date de naissance).

Au terme de ces délais, les documents peuvent être communiqués au public.
Certains chercheurs universitaires demandent parfois une dérogation pour consulter des documents de moins de 25 ans.
Cette dérogation est accordée uniquement sur autorisation conjointe du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et du ministère de la Culture et de la Communication, selon les dispositions du Code du patrimoine.

Fonds d'archives

Archives intermédiaires collectées par la Mission

Fonds d'archives provenant de Cabinets ministériels et de Directions scientifiques et administratives portant notamment sur :

• l'espace et les technologies avancées ;
• l'innovation et les sauts technologiques ;
• le génie génétique ;
• la recherche industrielle ;
• l'information scientifique et technique ;
• les affaires internationales ;
• le Crédit d'impôt recherche ;
• l'expertise du volet recherche des contrats quadriennaux des établissements d'enseignement supérieur.

Fonds d'archives venant du Centre de prospectives et d'études (C.P.E.), du Centre d'études des systèmes et technologies avancées (CESTA), de l'Agence spatiale européenne (ESA) comportant archives sonores et vidéothèque et de groupements d'intérêt public portant sur le génome, les thérapeutiques substitutives, les mutations industrielles et de services, hydro systèmes et Aventis.

Archives définitives transférées au Centre des archives contemporaines à Fontainebleau

 Fonds d'archives émanant de Cabinets ministériels concernant :

• les affaires régionales ;
• les organismes de recherche ;
• la recherche de base et l'enseignement supérieur.

Fonds d'archives de secteurs scientifiques sur :

• la physique ;
• les mathématiques ;
• la physique nucléaire ;
• les grands équipements comme le synchrotron à Grenoble et l'implantation du synchrotron Soleil en Ile de France.

Fonds d'archives relatant les affaires internationales et les affaires scientifiques de Défense.

Fonds d'archives sur l'orientation de la recherche comme le Conseil supérieur de la recherche et de la technologie.

Accueil des chercheurs

La Mission des archives reçoit les chercheurs s'intéressant à l'histoire des sciences sur rendez-vous. Elle oriente les recherches dans ses fonds d'archives et met à disposition les inventaires d'archives définitives, fichiers et bordereaux d'archives intermédiaires librement communicables dans les locaux de la Mission : 

1, rue Descartes
75231 Paris Cedex 05
du lundi au vendredi de 9h30 à 18 heures
Tél. : 01 55 55 84 58 - Télécopie : 01 55 55 85 88

Mél : mission.archives@recherche.gouv.fr

Modalités

Il est possible d'obtenir des photocopies de documents dans les limites imposées par le souci de préservation du patrimoine et les règles de communicabilité.

Etant donné le caractère récent de la plupart des versements d'archives Recherche, l'accès des documents peut être subordonné à l'obtention d'une dérogation ou d'une autorisation de consultation et le cas échéant, il sera nécessaire d'utiliser les procédures en vigueur auprès de la direction des Archives de France, eu égard aux dispositions législatives inscrites au Code du patrimoine.

Ces procédures sont exigibles lors de la consultation de ces documents au Centre des archives contemporaines de Fontainebleau, dépôt des Archives nationales chargé de recevoir, conserver et communiquer les archives des grands corps de l'Etat, des ministères et des établissements publics nationaux sous tutelle des différents départements ministériels.

Textes législatif

• Archives publiques et privées
  Code du patrimoine (ordonnance n°2004-178 du 20 février 2004 modifiée), livre II
  
• Archives publiques : gestion des archives au sein des ministères
  Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001
  
• Archives publiques : traitement et communicabilité
  Décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979
  Décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979
  Arrêté du 2 août 1991 relatif à la communication au public de documents administratifs au CNRS.
• Loi n°2008-696 du 15 juillet 2008
  
• Archives publiques : sanctions pénales en cas de destruction
  Code pénal, art. 322-2

Les interlocuteurs de la mission archives

Mission

mission.archives@recherche.gouv.fr

Fabien Oppermann
Poste 58 932

fabien.oppermann@education.gouv.fr
 

Bénédicte ADAO
Poste : 58 822

benedicte.adao@recherche.gouv.fr

Valentin Charnerie

thierry-valentin.charnerie@recherche.gouv.fr

Alexandre Popovic
Poste : 58 389

mailto:alexandre.popovic@recherche.gouv.fr

Adresses utiles

Fonds apparentés

Education : Fabien OPPERMANN, conservateur
Ministère de l'Education nationale
101 rue du Grenelle 75700 Paris
Tél. : 01.55.55.00.58 Télécopie : 01.55.55.00.78
Mél. : mailto:fabien.oppermann@education.gouv.fr

Ecologie et développement durable : Bernard VUILLET, conservateur
Mission des archives auprès du ministère de l'Ecologie et du Développement et de l'Aménagement durables
20 avenue de Ségur 75353 Paris 07 SP
Tél. : 01.42.19.20 39 Télécopie : 01.43.19.36.26
Mél. : bernard.vuillet@developpement-durable.fr

Industrie : Irène BARBIERI, chef du bureau documentation et archives
Sous-direction de la logistique. Direction des personnels et de l'adaptation de l'environnement professionnel
Ministère de l'Economie, des Finances et de l'Emploi
139 rue de Bercy 75572 Paris Cedex 12
Tél. : 01 53 18 89 56 Télécopie : 01 53 18 37 22
Mél. : irene.barbieri@finances.gouv.fr

CNRS : Marie-Laure BACHELERIE, responsable du bureau des archives de la délégation Paris Michel Ange
3 rue Michel Ange 75794 Paris Cedex 16
Tél : 01.44.96.44.35 Télécopie : 01.44.96.49.32
Mél : marie-laure.bachelerie@cnrs-dir.fr
http://www.cnrs.fr/paris-michel-ange/rubrique.php3?id_rubrique=69

Adresses

Centre d'accueil et de recherche des Archives nationales (CARAN)
11 rue des Quatre-Fils 75003 Paris
Tél : 01.40.27.64.19 Télécopie : 01.40.27.66.28
http://www.culture.gouv.fr/culture/caran.htm

Centre des archives contemporaines (CAC)
2 rue des archives 77300 Fontainebleau Cedex
Tél : 01.64.31.73.73 Télécopie : 01.64.31.73.03 
http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/cac/fr/index.html

Base Priam 3 recensant les versements d'archives ministérielles se trouvant au CAC depuis 1969
http://www.culture.gouv.fr/documentation/priam3/pres.htm

Direction des archives de France
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/index.html