Les attributions de la mission des archives

La mission des archives du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche est dirigée par Fabien Oppermann, conservateur du patrimoine.

Rôle de la mission :

• collecter, trier, inventorier et verser aux Archives nationales les documents produits par l’administration centrale, le ministre et la secrétaire d’Etat et leur cabinet, ainsi que et les établissements publics sous tutelle,
• assurer le suivi de la conservation ou de l’élimination d’archives et celui des communications de documents,
• conseiller les services dans la maîtrise de l’archivage courant et dans la gestion de leurs archives,
• effectuer des recherches administratives pour les services (recherche d’informations, de documents), et orienter les chercheurs dans leurs recherches scientifiques.

Le patrimoine culturel est venu s’ajouter aux attributions de la mission des archives en 2010.
A ce titre la mission :

• coordonne et pilote la gestion des biens à caractère culturel dans le périmètre d'action de l'éducation nationale, l'enseignement supérieur et la recherche,
• fournit aide et conseils aux services centraux et académiques et aux établissements, tant pour les biens propres que ceux déposés par le Mobilier national, les Manufactures nationales, le Fonds national et les fonds régionaux d'art contemporain,
• contribue à la valorisation du patrimoine ministériel.

Pourquoi verser ses archives ?

L'archivage des dossiers et des documents est une obligation pour les fonctionnaires qui répond à un triple objectif :

• optimiser l'organisation administrative du ministère et assurer le bon fonctionnement de l'administration ;
• assurer un service indispensable aux services et aux usagers ;
• rendre visible l'action de l'administration sur le long terme, en permettant la mise à disposition des sources de l'histoire de l'éducation pour les historiens.

L’élimination d’archives publiques sans visa est passible de lourdes sanctions pénales (art.322-2 du code pénal).

Les archives versées aux Archives nationales restent la propriété des services versants : à tout moment, les services peuvent demander à consulter des documents déjà versés.

La consultation de ces archives par des tiers est soumise aux lois et règlements sur les archives (code du patrimoine, art. L. 213-1 à 213-3). Si la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 sur les archives a rendu une partie d'entre elles librement communicables, des délais de 25 à 120 ans subsistent et assurent la confidentialité de certains types de documents et le respect de la vie privé. Les chercheurs peuvent toutefois demander une dérogation à ces délais, dérogation qui n’est accordée qu’après avis du service versant.

Comment archiver ?

• Il faut établir un bordereau de versement voir sur Pléiade (rubrique RH / vie pratique), à remplir de manière sommaire, en indiquant le contenu des cartons et leur nombre.
• Les cartons normalisés sont fournis, pour chaque versement, par le chef de site. L’enlèvement des cartons après autorisation de versement par la mission des archives.
• Après classement et inventaire, les documents sont transmis aux Archives nationales, Centre des archives contemporaines de Fontainebleau, où ils sont conservés de manière définitive, selon les normes de sécurité en vigueur.

Textes législatifs

Instruction de tri et de conservation des archives de l’Éducation nationale
(instruction de tri et de conservation n° 2005-003 du 22 février 2005 - Bulletin officiel n° 24, 16 juin 2005).

Les dispositions législatives qui s'appliquent aux archives constituent le livre du II du code du patrimoine modifié par la loi sur les archives du 15 juillet 2008.
Ce texte de loi est la base législative concernant la gestion des archives publiques et privées en France.
Voir le site legifrance, rubrique codes, code du patrimoine.

Décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques

Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001, relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics

Code pénal, art. 322-2 (texte précisant les sanctions pénales en cas de destruction d’archives publiques)
Voir le site legifrance, rubrique codes, code pénal

Liens utiles

Centre des archives contemporaines (CAC)

Le CAC de Fontainebleau reçoit, traite, conserve et communique les archives des administrations centrales de l'Etat postérieures à 1958.
2 rue des archives 77300 Fontainebleau Cedex
Tél : 01 64 31 73 00

Les Archives nationales

Les Archives nationales sont réparties sur trois sites :

• site de Paris : archives publiques de l'Ancien Régime, minutier des notaires de Paris
• site de Pierrefitte-sur-Seine : archives publiques de la Révolution à nos jours, fonds privés (toutes périodes)
• site de Fontainebleau : fonds publics spécifiques (dossiers de naturalisation après 1930, dossiers de carrière des fonctionnaires à partir des années 1960, dossiers d'homologation des véhicules en particulier) ; archives audiovisuelles ; archives privées d'architectes.

Base Priam 3

La Base Priam 3 recense l'ensemble des versements d'archives ministérielles conservés par les Archives nationale de Fontainebleau depuis 1969.