Modalités d'organisation des élections des représentants étudiants aux conseils d'administration des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires

Les dernières élections des représentants des étudiants aux conseils d'administration des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires (Crous) se sont déroulées entre le 12 et le 30 novembre 2018. Conformément aux dispositions de l'article R. 822-12 du Code de l'éducation, les nouvelles élections auraient dû se dérouler en novembre 2020. En raison de la crise sanitaire, elles ont été reportées par le décret n° 2021-90 du 29 janvier 2021 relatif aux élections des représentants des étudiants aux conseils d'administration du Centre national des œuvres universitaires et scolaires et des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires ainsi qu'à la prorogation des mandats des membres de ces conseils. 

Ce même décret, afin de tenir compte des contraintes sanitaires d'une part, et en vue d'améliorer le taux de participation des étudiants, d'autre part, introduit, après concertation avec les organisations étudiantes représentatives (OER) et en collaboration avec le réseau des œuvres universitaires et scolaires, la possibilité du recours au vote électronique par Internet et la constitution d'une liste électorale avant le scrutin.

Les modalités du vote électronique par Internet ont été précisées, après avis du Conseil d'État et de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, dans le décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 ainsi que dans l'arrêté du 13 août 2021 cités en références.

La présente circulaire a pour objectif de préciser les modalités d'organisation des élections. Elles se tiendront, du lundi 6 décembre (8 h [1]) au vendredi 10 décembre 2021 (15 h) exclusivement par vote électronique par Internet.

Elles seront organisées par les recteurs de région académique selon les modalités définies par l'arrêté cité en référence.

I. Les acteurs de l'organisation des élections

I.A. Le Code de l'éducation confie au recteur de région académique l'organisation des élections des représentants étudiants aux conseils d'administration des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires, en lien avec le centre régional des œuvres universitaires et scolaires

En application de l'article R. 822-12 du Code de l'éducation, les élections sont organisées sous la responsabilité du recteur de région académique qui fait procéder aux opérations par chaque centre régional des œuvres universitaires et scolaire selon les modalités définies par l'arrêté du 13 août 2021 cité en référence.

Dans le cadre de cette mission, le recteur de région académique est chargé de prévoir par arrêté :

• les listes d'électeurs pour chaque Crous relevant de sa compétence (art. R. 822-12, al. 3 du Code de l'éducation), avec une liste initiale et, le cas échéant, une liste rectificative. Le recteur de région académique veillera dans ce but à la remontée dans les délais prévus des listes d'étudiants produites par les établissements d'enseignement supérieur, les listes des étudiants inscrits en lycée public ou privé sous contrat étant remontées par les recteurs d'académie (selon des modalités distinctes présentées infra) ;
• l'institution de collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements ainsi que la répartition des sièges en leur sein après consultation des représentants locaux des associations étudiantes nationales représentatives (art. R. 822-12, al. 3 du Code de l'éducation) ;
• la liste et la composition des bureaux de vote électronique (art. 7 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence) ;
• l'arrêt des listes valides de candidats (art. 12 de l'arrêté cité en référence), après vérification de la régularité des candidatures. Il autorise par ailleurs, par voie de décision rectorale, la communication du Crous aux électeurs des candidatures et professions de foi, au moins 15 jours avant le scrutin (art. 11 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence) ;
• la composition de la commission électorale, dont il assure la présidence, après consultation des OER (art. 5 de l'arrêté cité en référence) ;
• l'emplacement des postes réservés aux étudiants n'ayant pas accès à Internet (art. 15 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence) ;
• les modalités de fonctionnement du centre d'appel prévu pour l'aide des étudiants durant la période de vote (art. 17 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence) ;
• la proclamation des résultats (art. 19 de l'arrêté cité en référence).

Le recteur de région académique est en outre compétent pour déterminer, à l'issue du processus, les montants versés aux listes de candidats au titre de la contribution aux frais de campagne, selon les critères définis à l'article 20 de l'arrêté cité en référence.

À l'issue des élections, le recteur de région académique conserve sous scellés et pendant un délai de deux ans les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde ainsi que les fichiers qui conservent la trace des interventions sur le système dans les conditions fixées aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du Code du patrimoine et au e) de l'article 5 du règlement Cnil du 27 avril 2016 (art. 22 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence).

I.B. Le réseau des œuvres universitaires et scolaires

Le Centre national des œuvres universitaires et scolaires

Conformément à l'article R. 822-3 du Code de l'éducation, le Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) apporte son appui aux centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires pour l'organisation des élections. 

Dans le cadre des dispositions de l'article 4 du décret n° 2021-457 susmentionné, il coordonne le groupement de commandes ayant pour objet la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique par Internet déléguées pour le scrutin 2021 à un prestataire externe : l'entreprise Neovote.

Le Cnous met en place une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, constituée de membres du Centre national des œuvres universitaires et scolaires et du prestataire, des préposés de celui-ci (art. 6 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence).

Les centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires

Les centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires (Crous) sont chargés de procéder aux opérations électorales, sous la responsabilité du recteur de région académique conformément aux dispositions de l'article R. 822-12 du Code de l'éducation.

Par l'établissement d'un bon de commande, les centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires confient à un prestataire la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique par Internet pour l'élection qui les concerne.

Ils siègent dans les commissions électorales et les bureaux de vote électronique.

Les Crous sont chargés de l'instruction des réclamations concernant l'inscription des électeurs et des candidats sur les listes électorales et de candidatures, des demandes de droit d'accès et de rectification des données personnelles, du dépôt des listes, de la réception des recommandés relatifs aux demandes de modifications, etc.

Par l'intermédiaire du prestataire de vote, les Crous sont chargés de communiquer aux électeurs les candidatures et professions de foi sur autorisation du recteur de région académique. Ces dernières sont également affichées dans les Crous (art. 11 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence). Les Crous sont de même chargés de la transmission aux électeurs des moyens d'authentification par la plateforme de vote, des moyens de vote. Ils transmettent aussi, par l'intermédiaire de Neovote, les modalités de mise en œuvre du droit d'accès et de rectification relatif aux données personnelles (art. 12 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence).

Les Crous veillent à assurer la mise à disposition d'un poste informatique pour les électeurs n'ayant pas accès à Internet dans le respect de l'arrêté du recteur de région académique (art. 11 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence).

Ils mettent en place un centre d'appel afin d'aider les électeurs sur la durée du scrutin selon les modalités définies par arrêté rectoral (art. 17 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence).

Enfin, les Crous font procéder par le prestataire et à la demande du recteur de région académique à la destruction des fichiers de vote conservés par le recteur de région académique (art. 22 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence). Sont toutefois conservés les listes de candidats avec déclarations de candidature et professions de foi, les procès-verbaux de l'élection ainsi que les actes de nomination des membres des bureaux de vote.

I.C. La commission électorale

Ses missions

Chaque scrutin propre à l'élection des représentants des étudiants au conseil d'administration du centre régional des œuvres universitaires et scolaires donne lieu à la constitution d'une commission électorale. Elle a un rôle consultatif d'appui du recteur de région académique dans le cadre de sa compétence organisationnelle des élections et veille au bon déroulement de ces dernières.

Elle est notamment consultée par le recteur de région académique sur (art. 5 de l'arrêté cité en référence) :

a) l'institution de collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements, et la répartition du nombre de sièges entre chacun d'entre eux, lorsque la répartition géographique des étudiants dans le ressort du Crous le justifie (article R. 822-12, alinéa 3 du Code de l'éducation) ;

b) l'emplacement et la durée de mise à disposition des postes réservés pour les électeurs ne disposant pas d'un accès à un poste informatique (article 15, alinéa 3 du décret n° 2021-457 cité en référence) ;

c) l'enregistrement des listes de candidats, de leurs soutiens et de leurs professions de foi dans le cadre des conditions fixées par l'article R. 822-12-2 du Code de l'éducation ;

d) les modalités d'organisation de la campagne électorale.

Sa composition

La commission électorale est présidée par le recteur de région académique ou son représentant. Ses membres sont désignés par arrêté du recteur de région académique publié sur le site du Crous.

Cette commission est composée de :

• cinq étudiants éligibles à l'élection, c'est-à-dire répondant aux conditions fixées par les 1° à 3° de l'article R. 822-12-1 du Code de l'éducation, désignés par le recteur de région académique, après consultation des représentants locaux des organisations étudiantes nationales représentatives au Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche (Cneser) et au conseil d'administration du Cnous. Il convient, dans la mesure du possible, de désigner un représentant par organisation étudiante nationale représentative (Unef, UNI, Fage, Union, ANEE). Si une organisation étudiante représentative n'est pas représentée localement, un représentant d'une organisation siégeant dans le conseil d'administration du centre régional issu des précédentes élections pourra être désigné en remplacement ;
• cinq représentants de l'administration du centre régional des œuvres universitaires et scolaires (article 5 de l'arrêté cité en référence) ;
• pour chaque représentant titulaire est désigné un suppléant.

Après l'enregistrement des listes de candidats, le recteur de région académique désigne, le cas échéant, de nouveaux membres parmi les candidats pour assurer la représentation, au sein de la commission, de chacune des listes enregistrées (article 5 de l'arrêté cité en référence).

I.D. Les bureaux de vote électronique

La détermination de la liste des bureaux de vote

Les bureaux de vote électronique ainsi que leur composition sont institués, pour chaque scrutin, par arrêté du recteur de région académique (article 7 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence).

Lorsqu'un collège électoral est institué au niveau d'un ou de plusieurs départements (article R. 822-12, alinéa 3 du Code de l'éducation), un bureau de vote électronique par collège et un bureau de vote électronique centralisateur au niveau du Crous sont créés.

La composition du bureau de vote

Le bureau de vote et, le cas échéant, le bureau de vote centralisateur, comprend un président, représentant du recteur de région académique, un secrétaire, représentant de l'administration du centre régional des œuvres universitaires et scolaires et un représentant titulaire de chacune des listes de candidats aux élections.

En cas d'absence ou d'empêchement, le président est remplacé par le secrétaire (article 7 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence). Par ailleurs, pour chaque représentant titulaire d'une liste de candidats, est désigné un représentant suppléant (article 6 de l'arrêté cité en référence).

La composition des bureaux de vote électronique est fixée par arrêté du recteur de région académique, une fois la liste des candidats arrêtée. Cet arrêté est publié sur le site du Crous.

Les missions du bureau de vote

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. Ils peuvent consulter les éléments relatifs aux taux de participation et la liste des émargements des électeurs ayant voté à l'aide des identifiants électroniques qui leur ont été communiqués.

Ils assurent une surveillance effective du processus électoral et en particulier de l'ensemble des opérations de préparation du scrutin, des opérations de vote, de l'émargement des électeurs ayant voté et des opérations de dépouillement des suffrages exprimés. À ce titre, le bureau de vote peut solliciter l'appui de la cellule d'assistance technique (art. 4 de l'arrêté cité en référence).

Pendant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote doivent être en mesure d'effectuer des contrôles de l'intégrité du système (article 8 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence).

L'article 9 du décret n° 2021-457 cité en référence prévoit la formation des membres des bureaux de vote au système de vote électronique au moins un mois avant le début du scrutin, soit au plus tard le 6 novembre 2021. Pour se conformer à cette disposition, les représentants de listes désignés par ces dernières, membres potentiels desdits bureaux, seront systématiquement formés, sans attendre la publication des arrêtés de nomination des membres des bureaux de vote. Dans le cas où un membre de bureau de vote serait nommé après la session de formation principale, il reviendra aux membres des bureaux de vote déjà formés de former le nouveau membre.

II. Expertise indépendante et cellule d'assistance technique

II.A. L'expert indépendant

Afin de garantir la conformité de l'outil de vote aux recommandations de la Cnil liées notamment à l'anonymat du vote et à la protection des données, un expert indépendant choisi par le Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) est prévu à l'article 5 du décret n° 2021-457 cité en référence.

Son expertise couvre l'intégralité du dispositif installé avant le scrutin, les conditions d'utilisation du système de vote durant le scrutin ainsi que les étapes postérieures au vote.

Il a accès aux codes source de chaque système de vote, aux mécanismes de scellement et de chiffrement ainsi qu'aux échanges réseaux. Il a également accès aux différents locaux où s'organisent les élections ainsi qu'aux locaux du prestataire en charge de la conception, de la gestion et de la maintenance du système de vote.

Il rédige un rapport d'expertise qui est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et est communiqué aux organisations étudiantes ayant déposé une candidature au scrutin (article 3 de l'arrêté cité en référence).

II.B. La cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique est mise en place par le Cnous durant toutes les opérations électorales (article 6 du décret n° 2021-457 cité en référence).

Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique et apporte une assistance fonctionnelle et une assistance technique aux Crous.

Dans le cadre de leurs missions et durant toute la durée des scrutins, les bureaux de vote électronique ainsi que l'expert indépendant peuvent recourir à la cellule d'assistance technique (article 4 de l'arrêté cité en référence).

Elle est composée d'agents du Cnous et des représentants du prestataire en charge de la conception, de la gestion et de la maintenance du système de vote de la plateforme de vote.

La cellule d'assistance technique, disponible du lundi au vendredi de 9 h à 18 h est joignable par téléphone ou par mail.

En dehors de ces horaires, il pourra être répondu à des urgences à un numéro de téléphone distinct.

III. Listes et collèges électoraux et listes de candidats

III.A. Les collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements

Lorsque la répartition géographique des étudiants dans le ressort du centre régional le justifie, le recteur de région académique peut instituer plusieurs collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements. La liste de ces collèges et le nombre de sièges attribués à chacun d'entre eux sont arrêtés par le recteur de région académique et publiés sur le site du Crous, après consultation des représentants locaux des associations étudiantes nationales représentatives (article R. 822-12 du Code de l'éducation, 3e §).

Cette consultation s'effectue dans le cadre des commissions électorales.

III.B. La constitution des listes électorales

L'arrêt des listes électorales est prévu en deux temps par l'article R. 822-12-1 du Code de l'éducation, ce qui nécessite la prise de deux arrêtés du recteur de région académique.

La liste électorale initiale

La liste électorale initiale intègre pour chacun des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires :

• les étudiants assujettis à la contribution de vie étudiante et de campus (CVEC) : contributeurs et exonérés. La liste de ces étudiants est remontée au Crous par les établissements d'inscription au plus tard le 15 octobre conformément aux dispositions de l'article D. 841-6 du Code de l'éducation. Le Crous la transmet ensuite au recteur de région académique afin d'intégrer les étudiants y figurant à la liste électorale. Afin d'anticiper au mieux, il est demandé à titre exceptionnel aux établissements de remonter la liste CVEC pour le 8 octobre. Les rectorats porteront une attention particulière aux établissements, publics comme privés, ayant pour pratique de ne pas déposer de liste CVEC pour le 1er versement de décembre afin d'inciter ces établissements à déposer tout de même avant le 8 octobre. De même, les rectorats seront chargés de relancer les établissements avec un nombre important d'électeurs potentiels n'ayant pas déposé de listes au 8 octobre afin qu'ils le fassent avant le 15 octobre. Les Crous communiqueront des éléments d'information aux rectorats à cette fin ;
• les étudiants et les élèves inscrits dans une classe d'un établissement public ou privé sous contrat du second degré dans laquelle est dispensé un enseignement postbaccalauréat (BTS notamment). Les recteurs d'académie devront contacter les lycées publics et privés sous contrat concernés afin que ces derniers leurs communiquent les listes des étudiants et élèves concernés ainsi que leurs coordonnées. Doivent ainsi être communiqués : le numéro UAI (RNE) du lycée, l'identifiant national élève (numéro INE), le nom et le prénom de l'étudiant, sa date de naissance, son mail, son téléphone (cette dernière donnée étant facultative). Il convient de rappeler concernant la communication auprès des lycées que les étudiants des classes préparatoires aux grandes écoles (CPGE) sont également assujettis à la CVEC, il convient donc que les établissement en abritant les inscrivent sur leur liste d'assujettis. Les étudiants qui ne sont pas inscrits dans un lycée public ou privé sous contrat (ex : lycée privé hors contrat) ne sont pas intégrés aux listes initiales ;
• les étudiants en formation initiale ne relevant pas des deux alinéas précédents inscrits dans une formation conduisant à une certification professionnelle inscrite aux niveaux 5 à 8 du cadre national des certifications professionnelles défini à l'article D. 6113-19 du Code du travail (exemple : étudiant inscrit uniquement auprès d'un centre de formation des apprentis, hors établissement d'enseignement supérieur et lycée). Ces étudiants ne sont toutefois pas intégrés dans les listes initiales.

Les listes électorales initiales sont arrêtées par le recteur de région académique au plus tard le 22 octobre 2021. Elles mentionnent, le cas échéant, le collège électoral dans le cadre duquel est organisé le scrutin. Elles sont mises en ligne sur le site Internet messervices.etudiant.gouv.fr, où les électeurs pourront les consulter, et sont affichées dans les locaux du centre régional des œuvres universitaires et scolaires. 

Les listes électorales devront comporter le nom du Crous et le cas échéant le nom du collège électoral concerné, l'identité des électeurs (nom, prénom, numéro INE). Les listes affichées dans les locaux des Crous ne mentionneront toutefois pas l'INE de l'étudiant.

La rectification des listes électorales et la demande d'inscription de nouveaux électeurs

Les étudiants peuvent vérifier leur inscription et, le cas échéant, présenter une demande d'inscription via le portail numérique messervices.etudiant.gouv.fr en justifiant leur identité et leur qualité d'électeur jusqu'au 16 novembre à midi (article 9 de l'arrêté cité en référence).

Sont notamment concernés :

• les étudiants qui ne sont pas inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur (qui ne sont pas assujettis à la CVEC) ou dans un lycée public ou privé sous contrat (qui ne sont pas identifiés par les rectorats dans le cadre de l'établissement des listes initiales) ;
• les étudiants en établissement d'enseignement supérieur qui n'auraient pas été identifiés par leur établissement dans le cadre de la remontée des listes CVEC.

Dans ce même délai, des réclamations peuvent être formulées selon les mêmes moyens et modalités pour toute erreur figurant sur la liste électorale.

Les étudiants ne disposant pas d'un accès à un ordinateur peuvent présenter la demande prévue au premier et au second alinéa, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au directeur général du centre régional des œuvres universitaires et scolaires, en justifiant leur identité et leur qualité d'électeur du 23 octobre au 9 novembre 2021.

L'instruction des réclamations est effectuée par le centre régional des œuvres universitaires et scolaires (article 9 de l'arrêté cité en référence).

Publication et affichage des listes électorales rectificatives

Les listes électorales rectificatives sont arrêtées le cas échéant par le recteur de région académique au plus tard le quinzième jour précédant le scrutin soit au plus tard le 17 novembre à minuit. Elles sont mises en ligne sur le site Internet messervices.etudiant.gouv.fr et sont affichées dans les locaux du centre régional des œuvres universitaires et scolaires (article 9 de l'arrêté cité en référence).

Les listes électorales mentionnent, le cas échéant, le collège électoral dans le cadre duquel est organisé le scrutin.

Le centre régional des œuvres universitaires et scolaires affiche la liste électorale dans ses locaux (article 9 de l'arrêté cité en référence).

III.C. Les listes de candidats

La composition des listes de candidats

Pour être déclarées valides, les listes de candidats doivent remplir les conditions fixées à l'article R. 822-12-2 du Code de l'éducation : nombre de candidats égal au double des sièges à pourvoir, composition alternative d'un candidat de chaque sexe, trois candidats maximum dans la première moitié de la liste issus d'une même composante d'université ou inscrits dans un même établissement si celui-ci n'est pas une université. La liste doit en outre préciser les candidats désignés (titulaire et suppléant) pour siéger au sein de la commission électorale d'une part et du bureau de vote électronique d'autre part.

Lorsque des collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements sont institués dans les conditions prévues au troisième alinéa de l'article R. 822-12 du Code de l'éducation, les listes de candidats sont constituées par collège.

Pour chaque liste et dans la limite du nombre des sièges qu'elle obtient, il est procédé à la nomination des titulaires et à la nomination d'un nombre identique de suppléants, dans l'ordre de présentation des candidats de la liste (article R. 822-12-2 du Code de l'éducation).    

Le dépôt et la vérification des listes de candidats et des professions de foi

Les listes de candidats sont déposées au plus tard le 27 octobre 2021 à midi au siège du centre régional des œuvres universitaires et scolaires, qui accuse réception du dépôt conformément aux dispositions de l'article 10 de l'arrêté cité en référence.

Conformément aux dispositions de l'article 11, le recteur de région académique procède à la vérification des listes de candidats. Il s'assure également, lors du dépôt des listes de candidats et lors de la publication des listes électorales, que les candidats figurent bien sur les listes électorales.

Le recteur de région académique peut, par une décision motivée et après avis de la commission électorale, refuser l'enregistrement des listes qui ne répondent pas aux conditions fixées par l'article R. 822-12-2 du Code de l'éducation ou qui comportent un ou plusieurs candidats inéligibles.

Dans le cas contraire, le recteur de région académique adresse un récépissé de validité de la liste de candidats au représentant de celle-ci. Le récépissé précise que la validité vaut sous réserve du maintien de l'ensemble des candidats inscrits sur la liste de candidature.

Un dépôt d'une liste rectificative peut être effectué avant le 18 novembre 2021 à midi, pour les raisons suivantes :

1. L'intégration ou le retrait d'un ou plusieurs candidats à la suite de l'arrêt par le recteur de région académique d'une liste électorale rectificative, conformément au cinquième alinéa de l'article R. 822-12-1 du Code de l'éducation ;

2. La mise en conformité d'une liste ayant fait l'objet d'un refus d'enregistrement prononcé par le recteur de région académique, conformément au deuxième alinéa de l'article 11 de l'arrêté cité en référence.

Le dépôt d'une liste doit être accompagné d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat (voir document type infra) et d'une photocopie de sa carte d'étudiant (ou d'un justificatif d'inscription dans un établissement d'enseignement supérieur). Pour le dépôt d'une liste modificative, seuls les nouveaux candidats déposent à nouveau la déclaration susmentionnée et la copie de la carte d'étudiant. Nul ne peut être candidat sur plus d'une liste.

Dans le cas où une liste de candidature est refusée au motif qu'elle présente un ou plusieurs candidats non inscrits sur les listes électorales, il n'est pas nécessaire de déposer une liste de candidature modificative si les candidats justifiant le refus initial sont intégrés dans les listes électorales rectificatives.

Le recteur de région académique veillera, avant l'arrêt des listes de candidats, qu'aucun d'entre eux n'a perdu son éligibilité à l'issue, le cas échéant, de l'arrêt d'une liste électorale rectificative.

Les listes valides de candidats sont fixées par un arrêté du recteur de région académique lequel est publié au plus tard le 19 novembre 2021 sur le site du Crous.

Les professions de foi sont déposées sous forme numérique en format PDF et papier au format A4 recto-verso et respectent des caractéristiques techniques compatibles avec le système utilisé par le prestataire en charge de la gestion du système de vote. Elles sont adressées, dans le même délai que les listes de candidats (article 10 de l'arrêté cité en référence).

Le cas échéant, le dépôt d'une liste sera accompagné des formulaires de soutien des organisations qui le souhaitent conformément au document type infra.

La transmission et l'affichage des listes de candidats et des professions de foi

Les listes valides de candidats ainsi que les professions de foi sont transmises aux électeurs par voie électronique au moins quinze jours avant le premier jour du scrutin, soit le 21 novembre 2021 au plus tard conformément à l'article 12 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021.

Les listes de candidats et les professions de foi sont affichées dans les locaux du centre régional des œuvres universitaires et scolaires à un emplacement accessible au public (article 12 de l'arrêté cité en référence).

IV. Transmission du matériel de vote

Principe

Conformément à l'article 13 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence, chaque électeur reçoit le 21 novembre au plus tard par la plateforme de vote, une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et un code de vote lui permettant de participer au scrutin dans les conditions de l'article 16 de l'arrêté cité en référence. Ils lui sont adressés par voie électronique.

La notice d'information est également disponible sous format papier dans les centres régionaux des œuvres universitaires pour tout électeur en formulant la demande auprès du centre régional concerné.  

L'électeur se connecte à son espace personnel sur le portail numérique messervices.etudiant.gouv.fr, avec son identifiant national étudiant, afin d'obtenir un code « défi » nécessaire pour participer au scrutin.

Sur le même portail, il peut avoir connaissance de son identifiant national étudiant (article 13 de l'arrêté cité en référence).

Disposition en cas de perte ou de dégradation de son code de vote

Conformément à l'article 12 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence, en cas de perte ou de dégradation de son code de vote, l'électeur renseigne une demande de réattribution via un formulaire disponible sur la plateforme de vote ou contacte le centre d'appel téléphonique mis à disposition par le centre régional des œuvres universitaires et scolaires.

Le nouveau code de vote est adressé à une adresse électronique connue ou renseignée par l'électeur, après avoir vérifié que l'électeur n'a pas déjà voté (article 14 de l‘arrêté cité en référence).

V. Répartition des clés de chiffrement et scellement du système de vote

La répartition des clés de chiffrement

Les clés de chiffrement permettent à leurs détenteurs de s'assurer de l'intégrité de l'outil de vote et de procéder aux opérations électorales dont le dépouillement. Elles permettent le chiffrement et le déchiffrement du système de vote électronique.

Elles sont détenues par les membres du bureau de vote électronique ou le cas échéant du bureau de vote centralisateur (article 10 du décret n° 2021-457 cité en référence).

Chaque clé est attribuée selon une procédure garantissant aux attributaires qu'ils sont seuls détenteurs du mot de passe associé à la clé qui leur est personnellement attribuée.

Les clés de chiffrement sont attribuées aux membres des bureaux de vote électronique dans les conditions suivantes :

1. Une clé pour le président ;

2. Une clé pour le secrétaire ;

3. Deux clés distinctes pour deux délégués désignés par chacune des listes de candidats aux élections.

Lorsqu'un bureau de vote centralisateur est constitué, ses membres détiennent les clés de chiffrement. Elles leur sont attribuées dans les conditions suivantes :

1. Une clé pour le président ;

2. Une clé pour le secrétaire ;

3. Deux clés distinctes pour deux délégués représentant chaque bureau de vote électronique regroupé au sein du bureau de vote électronique centralisateur (et non chaque liste de candidats).

Le processus d'attribution des clés de chiffrement est achevé lorsque tous les bureaux de vote électronique sont représentés dans le bureau de vote électronique centralisateur.

Il convient de signaler que les clés de chiffrement sont conservées sous la responsabilité de chacun des détenteurs.

Par ailleurs, les personnels techniques chargés du déploiement et du bon fonctionnement du système de vote électronique ne peuvent détenir les clés de chiffrement (article 7 de l'arrêté cité en référence).

La séance au cours de laquelle il est procédé à l'établissement et à la répartition des clés de chiffrement est ouverte aux électeurs selon des modalités à définir pour chaque scrutin (présence physique ou visioconférence).

Scellement du système de vote

Avant le début des opérations de scellement, il est procédé, sous le contrôle du président du bureau de vote et des représentants de liste, à des tests du système de vote électronique et du système de dépouillement.

Ces tests se dérouleront lors de la réunion de contrôle et scellement de chaque plateforme de vote, conformément à leur description dans le mode opératoire transmis à l'attention des membres des bureaux de vote.

Avant le début du scrutin, le bureau de vote électronique :

1° Procède à l'établissement et à la répartition des clés de chiffrement ;

2° Vérifie que les composantes du système de vote électronique ayant fait l'objet d'une expertise n'ont pas été modifiées et s'assure que les tests ont été effectués ;

3° Vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés de chiffrement délivrées à cet effet ;

4° Procède au scellement du système de vote électronique, de la liste des candidats, de la liste des électeurs, des heures d'ouverture et de fermeture du scrutin ainsi que du système de dépouillement.

Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote ou de son représentant et celle d'au moins un délégué de liste.

La séance au cours de laquelle il est procédé à l'établissement et à la répartition des clés de chiffrement est ouverte aux électeurs (article 13 du décret cité en référence).

Avant le début du scrutin, les clés de chiffrement sont remises aux présidents des bureaux de vote électronique et des bureaux de vote électronique centralisateurs, puis aux autres membres de ces mêmes bureaux. Les clés de chiffrement sont conservées sous la responsabilité de chacun des détenteurs (article 14 du décret cité en référence).

VI. Opérations de vote

La nécessité de prévoir des postes réservés

En application de l'article du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence, des postes dédiés à l'exercice du suffrage et garantissant l'anonymat, la confidentialité et le secret du vote, sont aménagés au sein des locaux du centre régional des œuvres universitaires et scolaires, sous la responsabilité de son directeur général.

Tout électeur qui se trouve dans l'incapacité de recourir au vote électronique à distance peut utiliser les postes mis à sa disposition. Dans le cas où l'électeur est dans l'incapacité d'utiliser, lui-même, le poste mis à sa disposition, il peut se faire assister par la personne de son choix (il n'y a pas d'obligation à ce que cette personne soit elle-même un électeur). Les membres du bureau de vote s'assurent que les conditions nécessaires à l'anonymat, la confidentialité et le secret du vote sont respectées (article 15 du décret cité en référence).

Le recteur de région académique définit l'emplacement et les horaires de mise à disposition des postes réservés pour les électeurs ne disposant pas d'un accès à un poste informatique pendant le scrutin (article 15 du décret cité en référence).

Le recteur de région académique doit obligatoirement consulter les commissions électorales concernant l'emplacement et la durée de mise à disposition des postes réservés pour les électeurs ne disposant pas d'un accès à un poste informatique, conformément au troisième alinéa de l'article 15 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 susvisé (article 5 de l'arrêté cité en référence).

La mise en place des postes en libre service impose de prendre au moins les précautions suivantes :

• un environnement isolé : l'environnement autour de chaque poste doit être suffisamment dégagé afin que l'électeur puisse voter sans avoir à demander à quiconque de ne pas regarder son vote ;
• un poste avec un simple compte utilisateur, sans droit administrateur spécifique ;
• un anti-virus à jour, afin que le poste soit exempt de tous virus ou logiciel malveillant ;
• un navigateur à jour.

Les critères d'implantation des postes de vote électronique sont les suivants.

Pour toute commune comptant à la fois une structure du centre régional des œuvres universitaires et scolaires et au moins 5 000 étudiants y effectuant leurs études, un poste doit être prévu.

Lorsque, dans l'ensemble d'un collège électoral, aucune ville ne compte 5 000 étudiants y effectuant leurs études, un poste de vote est prévu pour l'ensemble du collège.

Pour les communes comptant plus de 5 000 étudiants, un poste de vote supplémentaire est prévu pour chaque tranche complète de 20 000 étudiants supplémentaires.

Le temps d'accessibilité en transport urbain à partir des campus sera de même pris en considération

Les postes de vote sont accessibles dans le cadre des horaires habituels de service.

Dans les locaux où seront implantés les postes réservés, l'administration sera présente ou représentée en permanence par un agent dans le cadre des horaires habituels du service.

Le vote

L'électeur se connecte au système de vote en utilisant l'identifiant national étudiant, le code de vote et le code « défi » mentionnés à l'article 13 de l'arrêté cité en référence (article 16 de l'arrêté cité en référence).

Il exprime puis valide son vote dans les conditions prévues à l'article 16 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021.

En application de l'article 16 du décret n° 2021-457 du 15 avril 2021 cité en référence, la transmission du vote et l'émargement horodaté de l'électeur font l'objet pour le scrutin qui lui est attribué d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

L'accompagnement des électeurs avec un centre d'appel téléphonique

Un centre d'appel téléphonique, accessible par appel non surtaxé, est mis en place par le centre régional des œuvres universitaires et scolaires afin d'aider l'électeur dans l'accomplissement des opérations électorales pendant toute la durée du scrutin (article 17 de l'arrêté cité en référence).

Un arrêté du recteur de région académique publié sur le site du Crous définit les modalités de fonctionnement du centre d'appel.

La sécurité du déroulement du scrutin et les dispositions en cas d'altération des données

Conformément aux dispositions de l'article 18 du décret n° 2021-457 cité en référence, durant la période de déroulement du scrutin, la liste d'émargement et l'urne électronique font l'objet d'un procédé garantissant qu'elles ne peuvent être modifiées respectivement que par l'ajout d'un émargement et par l'ajout d'un bulletin, qui émanent d'un électeur authentifié dans les conditions prévues à l'article 16 et dont l'intégrité est assurée.

Durant la même période :

1. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et le contenu de l'urne sont inaccessibles ;

2. La liste d'émargement et le compteur des votes ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin ;

3. Aucun résultat partiel ne peut être comptabilisé.

Les interventions sur le système de vote sont réservées aux seules personnes chargées de la gestion et de la maintenance de ce système. Elles ne peuvent avoir lieu qu'en cas de risque d'altération des données. Un dispositif technique garantit que les bureaux de vote sont immédiatement tenus informés des interventions sur le système de vote ainsi que des mesures prises pour remédier au dysfonctionnement ayant motivé l'intervention. Le système conserve la trace de cette intervention.

En cas d'altération des données résultant, notamment d'une panne, d'une infection virale ou d'une attaque du système par un tiers, le bureau de vote électronique ou, lorsqu'il est institué, le bureau de vote électronique centralisateur, est compétent pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde.

Le recteur de région académique est informé sans délai de toute difficulté par le président du bureau de vote électronique ou, le cas échéant, par le président du bureau de vote électronique centralisateur.

Le bureau de vote électronique compétent peut procéder à la suspension, à l'arrêt ou à la reprise des opérations de vote électronique après autorisation du recteur de région académique (article 19 du décret n° 2021-457 cité en référence).

VII. Clôture du scrutin et conservation des fichiers supports

Heure de clôture du scrutin

Après le 10 décembre 2021 à 15 heures, aucune procédure de vote ne peut être lancée.

Toutefois, l'électeur connecté sur le système de vote avant l'heure de clôture peut valablement mener jusqu'à son terme la procédure de vote jusqu'à 15 h 15.

À 15 h 15 (au plus tard), le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs, dans des conditions garantissant la conservation des données (article 18 de l'arrêté cité en référence).

Dépouillement des résultats

La présence du président du bureau de vote ou son représentant et d'au moins deux délégués de liste parmi les détenteurs de clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Lorsqu'une seule liste a été déposée pour un scrutin, les clés du président, d'un délégué de liste et du secrétaire autorisent le dépouillement.

Le bureau de vote contrôle, avant le dépouillement, le scellement du système.

Les membres du bureau de vote électronique qui détiennent les clés de chiffrement procèdent publiquement à l'ouverture de l'urne électronique en activant les clés de chiffrement. La présence du président du bureau de vote électronique ou, le cas échéant, celle du président du bureau de vote électronique centralisateur est indispensable pour procéder au dépouillement des suffrages exprimés.

Le décompte des voix obtenues par chaque liste de candidats apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal mentionné ci-dessous.

Le bureau de vote contrôle que la somme des suffrages exprimés et des votes blancs émis par voie électronique correspond au nombre de votants de la liste d'émargement électronique.

Le secrétaire du bureau de vote électronique établit un procès-verbal, contresigné par les autres membres du bureau, dans lequel sont consignés les constatations faites au cours des opérations de vote, le cas échéant les événements survenus durant le scrutin et les interventions effectuées sur le système électronique de vote ainsi que les résultats du vote électronique par Internet. Lorsqu'un bureau de vote électronique centralisateur est institué, il établit un procès-verbal dans lequel sont consignées les constatations faites par les bureaux de vote électronique.

Le système de vote électronique est scellé après la décision de clôture du dépouillement prise par le président du bureau de vote.

Le scellement interdit toute reprise ou modification des résultats. Toutefois, la procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau si nécessaire (article 21 du décret n° 2021-457 cité en référence).

Proclamation des résultats

Les commissions électorales se réunissent du 13 au 17 décembre pour préparer la proclamation des résultats.

Les résultats sont proclamés par arrêté du recteur de région académique, au plus tard le 17 décembre 2021, et sont mis en ligne sur le site du Crous (article 19 de l'arrêté cité en référence).

Vous voudrez bien adresser les résultats définitifs de ces élections, en utilisant le modèle joint en annexe, au fur et à mesure qu'ils seront connus à l'adresse mail suivante [qui sera précisée ultérieurement].

Pour chaque liste, il est procédé, dans la limite du nombre des sièges obtenus par celle-ci, à la nomination des titulaires et à la nomination d'un nombre identique de suppléants, dans l'ordre de présentation des candidats de la liste (article R. 822-12-2 du Code de l'éducation).   

Contestation et recours

Tout électeur peut contester les résultats en invoquant l'irrégularité ou la nullité des opérations électorales. Le recteur de région académique doit être saisi dans le délai de deux mois suivant la proclamation des résultats de l'élection.

En application des articles R. 421-1 et R. 421-2 du Code de justice administrative, le tribunal administratif du ressort à l'intérieur duquel se trouve le siège du centre régional des œuvres universitaires et scolaires peut ensuite être saisi dans le délai de deux mois à compter de la décision de rejet du recteur de région académique de la demande d'annulation émanant de l'électeur.

Cette dernière peut prendre la forme d'une décision explicite de rejet ou d'une décision implicite de rejet en l'absence de réponse pendant deux mois à compter de la réception de la demande d'annulation en application de l'article L. 231-4 du Code des relations entre le public et l'administration (article 19 de l'arrêté cité en référence).

Conservation des fichiers par le recteur de région académique

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde ainsi que les fichiers qui conservent, dans les conditions prévues au dernier alinéa de l'article 18, la trace des interventions sur le système sont conservés sous scellés par le recteur de région académique pendant un délai de deux ans, dans les conditions fixées aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du Code du patrimoine et au e) de l'article 5 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Au terme de ce délai de deux ans, sauf lorsqu'une action contentieuse a été engagée, le centre régional des œuvres universitaires et scolaires procède ou fait procéder par le prestataire, à la demande du recteur de région académique, à la destruction des fichiers mentionnés au premier alinéa. Seuls sont conservés les listes de candidats avec déclarations de candidature et professions de foi, les procès-verbaux de l'élection ainsi que les actes de nomination des membres des bureaux de vote (article 22 du décret n° 2021-457 cité en référence).

VIII. Financement de la campagne électorale

À l'issue des opérations électorales, une contribution aux frais de propagande est forfaitairement attribuée par décision du recteur de région académique aux listes de candidats ayant obtenu au moins 5 % des suffrages exprimés ou un siège, sur présentation des pièces justificatives des dépenses.

Le financement de cette mesure est assuré par chaque centre régional des œuvres universitaires et scolaires Crous à hauteur de 0,02 € par électeur inscrit sur la liste électorale, sous réserve des pièces justifiant des dépenses à cette hauteur.

Par exemple, pour un collège électoral pour lequel 70 000 étudiants sont inscrits, la contribution versée à chacune des listes sera de 1 400 € maximum, sous réserve de la production des pièces justifiant des dépenses engagées.

Lorsque les modalités de calcul susmentionnées déterminent un plafond de financement potentiel inférieur à 1 000 € par liste de candidats, le montant du plafond est porté à 1 000 €.

Par exemple, un collège électoral de moins de 5 000 étudiants ne permet arithmétiquement pas d'atteindre les 1 000€ (0,02 € X 5 000 étudiants = 100 €). Aussi, toute liste de candidats relevant d'un tel collège et ayant atteint les 5 % des suffrages ou remporté au moins un siège verra, à condition de la transmission de pièces justifiant une dépense à cette hauteur, sa contribution portée à 1 000 €.

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[1] Les heures mentionnées dans la présente circulaire correspondent à l'heure de Paris.