Organismes - Avant le stage
Organisme - Information et engagements
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Le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément est limité.
- Il ne doit pas excéder 15% de l'effectif si l'organisme d'accueil compte plus de 20 salariés.
- Il est limité à 3 stagiaires dans les organismes de moins de 20 salariés.
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- La durée des stages est limitée à 6 mois (soit 924 heures) dans un même organisme d'accueil.
- Le stage se déroule obligatoirement dans le cadre de l'année universitaire et peut être effectué durant les périodes de congés.
- Il peut être effectué en continu ou en discontinu.
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Elle tient compte de la présence effective du stagiaire dans votre organisme.
- 7 heures (consécutives ou non) = 1 jour de stage.
- 22 jours (consécutifs ou non) = 1 mois de stage.
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- Par Internet : elle doit être distincte des offres d'emplois et vous devez en assurer un référencement spécifique dans les outils de recherche.
- Par les établissements offrant des formations dans votre secteur d'activité afin qu'ils diffusent votre offre auprès des étudiants.
- Par les plates-formes des établissements d'enseignement supérieur de votre région.
- Par la Bourse interministérielle de l'emploi public (si vous êtes un organisme de droit public).
Votre offre de stage doit proposer une mission temporaire claire dont l'objectif final est défini.
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- Pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent.- Pour faire face à un accroissement temporaire de votre activité.
- Pour occuper un emploi saisonnier.
- Pour remplacer un salarié ou un agent en cas d'absence ou de suspension de son contrat de travail.
En résumé, vous ne pouvez rechercher un stagiaire pour lui confier les activités confiées habituellement à une personne recrutée avec un C.D.D. ou un C.D.I. ou une autre forme de contrat de travail.
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Non. Le stage se déroule obligatoirement dans le cadre de l'année universitaire en cours. Aucune convention de stage ne peut donc être signée pour l'année suivante.
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- Pour rester en lien avec l'enseignement supérieur et les nécessités d'évolution des formations compte tenu de l'évolution des métiers dans votre secteur.
- Parce que les étudiants stagiaires d'aujourd'hui sont vos collaborateurs de demain.
- Parce que c'est donner à l'étudiant l'occasion d'acquérir une expérience du monde du travail et de confronter ses connaissances théoriques au cadre professionnel.
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C'est le document de référence obligatoire pour pouvoir accueillir un stagiaire. Il règle les rapports entre l'organisme d'accueil, l'établissement d'enseignement et le stagiaire. Sa portée juridique est importante car toute difficulté ou contentieux devra s'y rapporter.
La convention de stage précise :
- la période de stage,
- les droits et obligations des parties concernées,
- les missions qui seront effectuées,
- la gratification éventuelle...En savoir plus :
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- Qu'un tuteur a bien été attribué au stagiaire et qu'il connaît sa tâche.
- Qu'une assurance responsabilité civile a bien été contractée.
- Que la convention de stage a été totalement renseignée et signée par les parties.
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- En aucun cas un stage ne peut être considéré comme un emploi.
- Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l'étudiant acquiert des compétences et met en ½uvre les acquis de sa formation en vue d'un diplôme et d'une meilleure insertion professionnelle.
- Les missions que vous allez confier au stagiaire doivent être conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement.
- Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il doit respecter les règles internes de votre organisme : horaires, durée légale du travail, règles d'hygiène et de sécurité...
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Vous êtes concernés par l'accueil éventuel de stagiaires si vous êtes un organisme de droit privé ou de droit public, en France ou à l'étranger : entreprise, association, administration publique, assemblée parlementaire ou consultative, collectivité territoriale, auto-entrepreneur, artisan ou profession libérale. Vous devez alors respecter la réglementation en vigueur.
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- Proposer un stage s'inscrivant dans le projet pédagogique défini par l'établissement d'enseignement.
- Désigner un tuteur de stage chargé d'accompagner et d'aider le stagiaire tout au long de son stage.
- Accueillir l'étudiant dans les conditions prévues à la convention et lui donner les moyens de réussir sa mission.
Organismes - Pendant le stage
Organisme - Durée du stage, horaires et congés
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Lorsqu'un stagiaire arrive, vous devez inscrire dans une partie spécifique du registre unique du personnel :
- ses nom et prénom,
- les dates de début et fin de stage,
- les nom et prénom de son tuteur,
- le lieu où se déroule le stage.
Vous devez également établir un décompte des durées de présence du stagiaire.
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Oui. Les congés et autorisations d'absence légaux prévus en cas de grossesse, paternité ou adoption sont de droit.
En dehors des congés légaux prévus ci-dessus, au-delà de 2 mois de stage, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence au bénéfice du stagiaire.
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Non. Il faut respecter un délai de carence qui est fixé au tiers de la durée du stage précédent.
Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d'attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Cette obligation ne s'applique pas si le stage est interrompu à l'initiative du stagiaire.
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Oui. Dans la limite de la durée légale de stage (6 mois maximum dans un même organisme, prolongation comprise). Si le stagiaire accepte, vous devez faire votre proposition par demande écrite à l'établissement d'enseignement. La prolongation donne lieu à un avenant à la convention de stage.
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La présence du stagiaire dans votre organisme suit les règles applicables aux autres personnels en matière de :
- durée maximale de présence quotidienne et hebdomadaire,
- présence de nuit,
- repos quotidien et hebdomadaire,
- jours fériés.
Organisme - Gratifications et avantages
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Dans le cadre d'un stage, on parle de gratification et non de rémunération.
- Moins de 2 mois de stage : gratification facultative.
- Plus de 2 mois : gratification obligatoire :
- le montant minimal horaire de la gratification est fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 3, 90 euros par heure de stage effectuée à partir du 1er janvier 2020.
Voir Arrêté du 2 décembre 2019 portant fixation du plafond de la sécurité sociale pour 2020
- elle est due au premier jour du premier mois de stage et doit être versée mensuellement ;
Au sein d'un organisme français implanté à l'étranger, le droit français s'applique.
En savoir plus :
A savoir : un simulateur de calcul permet de calculer le montant minimal de la gratification de stage dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire dans l'établissement d'accueil (Service-Public.fr, le site officiel de l'administration française).
Accéder au simulateur de calcul
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Oui.
- Accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.
- Prise en charge partielle des frais de transport et des frais de missions.
- Accès aux activités sociales et culturelles dans les mêmes conditions que les salariés.
- D'autres avantages en nature peuvent être accordés : ils sont alors précisés dans la convention de stage.Si vous ne dépassez pas certains plafonds d'exonérations, ces avantages ne seront pas soumis à charge.
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Il n'y a aucune obligation de gratification des stages à l'étranger (il n'est pas possible de soumettre un organisme d'accueil étranger à la loi française). La gratification du stagiaire est donc laissée à l'appréciation de l'organisme d'accueil, quelle que soit la durée du stage.
Organisme - Sanction en cas de manquement
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Les inspecteurs ou agents de contrôle ayant constaté ces manquements informent l'établissement d'enseignement, le stagiaire, les institutions représentatives du personnel de votre organisme.
Sur la base de ces constats, l'autorité administrative pourra définir une amende administrative de :
- 2 000 euros maximum par stagiaire concerné par le manquement,
- 4 000 euros maximum par stagiaire si, durant le délai d'un an après la notification de la première amende, vous êtes à nouveau dans l'illégalité.
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Le non-respect :
- des conditions prévues à la convention de stage concernant l'activité du stagiaire,
- du nombre de stagiaires autorisés sur la même période,
- des droits à congés ou autres droits du stagiaire,
- de la définition du temps de présence maximum du stagiaire (35 ou 39 heures / semaine),
- des avantages en nature (accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurants, prise en charge des frais de transport et accès aux activités sociales et culturelles),
- de la désignation d'un tuteur,
- des limites au nombre de stagiaires encadrés par le même tuteur (soit 3 staigiaires sur la même période)..
Organismes- A la fin du stage
Organisme - Évaluation et attestation de stage
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Le cas échéant. A l'issue du stage, selon les pratiques et le règlement des études de l'établissement, vous devez renseigner une fiche d'évaluation de l'activité du stagiaire et la retourner à l'enseignant-référent.
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Oui. Vous devez lui délivrer une mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée. Ce document est très important pour les étudiants ayant effectué un stage de plus de 2 mois gratifié car il va permettre la prise en compte des périodes de stage pour le calcul des droits à retraite.
Un modèle d'attestation de stage type est annexé à la convention-type de stage définie par le ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
En savoir plus :
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- Embauche dans les 3 mois suivant la fin du stage : durée du stage déduite de la période d'essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.
- Embauche dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire : durée du stage déduite intégralement de la période d'essai.
- Embauche à l'issue d'un stage de plus de 2 mois : durée du stage prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté.
Organismes - Que faire en cas de problème, de maladie, d'accidents ?
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Le stagiaire, sous couvert d'une convention de stage, bénéficie d'une protection contre le risque accidents du travail - maladies professionnelles.
Il reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu'étudiant : ayant droit de ses parents, régime étudiant ou couverture maladie universelle.
Vous êtes tenu de contracter une assurance responsabilité civile.
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- Établir la déclaration d'accident (Cerfa n°60-3682) en présence (si possible) du stagiaire, des témoins et des éventuels tiers en détaillant au mieux les circonstances de l'accident (procédure différente dans l'enseignement supérieur agricole).
- Envoyer le stagiaire consulter un médecin ou le service d'un hôpital.
- Adresser, le jour même, le document à la Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) et envoyer copie en accusé de réception (AR) à l'établissement d'enseignement.
En savoir plus :
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Si vous constatez des problèmes au cours du stage, vous devez en parler au stagiaire et prendre contact avec son enseignant-référent pour résoudre le problème ou éventuellement décider ensemble de modifier la convention de stage (activités, missions...) ou de la rompre.
