Publié le 25.04.2019

Sommaire

Bibliothèque universitaire d'Évry

Explorez les guides thématiques de la Bibliothèque universitaire

La bibliothèque de l'Université d'Évry a mis en place en octobre 2015 des guides thématiques en ligne dans chaque discipline enseignée à l'université. Utiles à tout étudiant, ces guides les aident à mieux repérer les sources d'informations essentielles liées à leur domaine.

Paroles d’Acteurs du Sup

Les guides au commencement

La bibliothèque est un acteur central et incontournable pour l'ensemble de la communauté universitaire, surtout pour les étudiants. La maîtrise des compétences informationnelles et l'usage de la documentation sont des facteurs reconnus de la réussite étudiante. Avec l'arrivée du numérique, ce sont des milliers d'articles, de revues, d'ebooks qui sont mis à leur disposition. Mais encore faut-il connaître leur existence et les retrouver.

La BU c'est aussi, un lieu :

  • d'étude ;
  • de partage ;
  • de découverte.

Elle doit prolonger son offre de services sur le web par le biais de services numériques. La BU d'Évry a donc souhaité développer un espace en ligne, ouvert à tous, pour :

  • valoriser de façon innovante ses ressources imprimées et électroniques et promouvoir ses espaces ;
  • développer sa présence sur le web et son identité numérique ;
  • prolonger et dynamiser les liens créés entre la bibliothèque et ses usagers.

Elle a choisi de mettre en œuvre 15 guides disciplinaires en lien avec les filières d'enseignement, qui donne une priorité aux licences et masters. Cette approche par discipline permet de capter l'attention de l'étudiant pour être au plus près de ses centres d'intérêt et de ses besoins. L'objectif est de proposer un outil de médiation numérique documentaire, qui interagit avec les usagers autour :

  • des services ;
  • des outils ;
  • des collections.

En quête de repères dans les collections imprimées et électroniques de leur discipline, les étudiants trouvent dans les guides, actualisés en permanence, les sources d'informations essentielles dans leurs domaines. Les guides leur donnent aussi les clés pour :

  • s'approprier les outils de recherche ;
  • suivre l'actualité de leurs disciplines ;
  • découvrir la sélection de documents opérée par les bibliothécaires.

L'étudiant peut, sans souci, repérer et contacter le bibliothécaire référent de sa discipline. Les enseignants et chercheurs ne sont pas oubliés puisque leurs recommandations et leurs publications sont mises en valeur. Les bibliothécaires renforcent ainsi les liens en leur permettant de participer à l'évolution et l'enrichissement des contenus. Pour la mise en œuvre, la bibliothèque a choisi la solution de l'application web hébergée qui interagit avec la connaissance sous forme de guides en ligne. Elle permet:

  • sa conception ;
  • son organisation ;
  • sa diffusion ;
  • son partage.

L'étude de cette solution très ergonomique a révélé des fonctionnalités intéressantes. Elle a permis aux contributeurs d'acquérir très vite de l'autonomie et de se concentrer sur les contenus à éditorialiser.

Les guides prennent forme

Ce projet, complexe, a été mené par un groupe de six personnes :

  • quatre responsables de collection ;
  • un responsable des ressources électroniques ;
  • un ingénieur chargé de système d'information documentaire.

Il y avait, au sein de ce groupe, deux chefs de projet représentant :

  • le service de la politique documentaire ;
  • le service du système d'information documentaire.

La plateforme est organisée en quatre portails, regroupant les 15 disciplines :

  • "Droit, Économie, Gestion" ;
  • "Sciences humaines et sociales, Éducation" ;
  • "Sciences" ;
  • "Langues, Arts, Littérature".

Les guides s'organisent

Une charte éditoriale pour coordonner et organiser la publication

La "charte éditoriale" est un document de référence pour aider les contributeurs à créer et à enrichir le contenu des guides thématiques. Ce document fournit des objectifs de publication, le public cible par exemple. Il définit la ligne éditoriale et la charte des signatures. Il permet d'harmoniser les styles rédactionnels grâce à la fourniture de règles d'écriture et de structuration des contenus et donne des éléments de calendrier annuel pour la publication. Il rappelle :

  • le circuit éditorial ;
  • le rôle des intervenants.

Des formations pour appréhender l'outil et les techniques de rédaction sur le web

Les contributeurs ont été formés au travail d'écriture sur le web afin de définir les bonnes stratégies éditoriales. Des séances de formation à l'outil, sous forme d'ateliers, ont aussi été organisées, leur permettant de créer leurs guides et d'être accompagnés. Des fiches outils sont mises à leur disposition pour les aider.

Un workflow pour garantir une animation du groupe et une qualité des contenus

Le rôle de chaque intervenant dans la chaîne éditoriale a été défini :

  • les contributeurs : responsables de collection, rédacteurs des contenus ;
  • les conseillers éditoriaux : membres du groupe projet, chargés d'accompagner les contributeurs et de la relecture des guides avant publication ;
  • les responsables éditoriaux : membres de l'équipe de direction, chargés de diffuser toute information utile permettant d'enrichir et faire évoluer les guides ;
  • le référent technique : personne référente pour tout problème technique lié à la plateforme et à l'utilisation de l'outil.

Les guides se dévoilent

Le groupe projet a établi un plan de communication pour promouvoir les nouveaux guides auprès de plusieurs types de cibles :

  • présentation en interne pour donner aux collègues toutes les clés pour leur promotion en service public ;
  • intégration au programme des formations dispensées par la bibliothèque ;
  • diffusion d'une brève sur les réseaux sociaux et dans la newsletter de l'université ;
  • campagne d'affichage et mise à disposition de flyers et marque-pages percutants ;
  • sensibilisation des enseignants-chercheurs avec l'organisation de séances de présentation à la bibliothèque, précédée de campagnes de mailing gérées par chaque responsable de collection ;
  • présentation à différents services et instances de l'université :
    • le service d'accompagnement aux usages de numérique ;
    • le Conseil Académique ;
    • le Bureau de l'Université.

Cette communication active s'est accompagnée d'une réflexion sur l'intégration des guides au système d'information de l'établissement. Ils sont très accessibles aux usagers car ils sont présents :

  • sur le site de la bibliothèque et de l'université ;
  • dans le portail pédagogique ;
  • dans le catalogue ;
  • depuis les réseaux sociaux.

Les guides au jour le jour

La création des guides thématiques et leur actualisation régulière ont engendré en interne des modifications dans l'organisation du travail des contributeurs. Ils entretiennent une veille régulière sur la discipline pour connaître les événements liés :

  • au niveau local ;
  • au sein de l'Université d'Évry ;
  • à l'échelon de la ComUE Université Paris-Saclay ;
  • au niveau national ;

Les contributeurs sont aussi amenés à échanger avec les enseignants-chercheurs et les collègues des autres services. Cela permet de développer des coopérations enrichissantes. En raison de la transversalité de certaines disciplines, les responsables de collection travaillent à la création de contenu commun. Pour éviter l'inertie des guides, les chefs de projet, secondés par les membres du groupe projet, veillent à encourager les contributeurs et créer une émulation.

Les guides prennent leur essor

Des données chiffrées

Afin de suivre la popularité des guides, plusieurs indicateurs permettant de faire évoluer les contenus ont été mis en place. Ils proviennent :

  • de l'application elle-même ;
  • d'un outil de cybermétrie externe ;

Ces indicateurs correspondent au nombre de visites par portail et par guide ainsi qu'à l'utilisation des accès aux ressources électroniques.

Des retours encourageants

L'intérêt porté aux guides est aussi mesuré par les retours positifs et encourageants des usagers.

Les guides thématiques sont des outils essentiels et méritent d'être partagés au plus grand nombre. Après quelques mois d'activité, la bibliothèque constate un renforcement du lien avec les enseignants, permettant de créer de nouveaux partenariats avec les responsables de collection. Les retours des étudiants sont excellents. Ils sont ravis de disposer d'un outil adapté à leur discipline. Cet outil constitue une véritable porte ouverte sur des ressources essentielles pour leurs études. L'interaction souhaitée avec les usagers se met progressivement en place. 

Un enseignant de l'Université d'Évry

Équipes conceptrices

Équipe conduite de projet

  • Christelle Allanic 

  • Lucie Gay

  • Armelle Lotton

  • Anaïs Scalla

  • Michèle Racapé

  • Valérie Boursier
     

Équipe des contributeurs

  • Sabrina Elgart

  • Christelle Allanic

  • Armelle Lotton

  • Anaïs Scalla

  • Michèle Racapé

  • Valérie Boursier

  • Cyril Heude

  • Simone Bernier

  • Claudia Pereira

  • Angéline Diallo

  • Valérie Paganessi

Auteur(s)

Lucie Gay
  • Bibliothécaire
Université d'Évry-Val-d'Essonne (UEVE)
Christelle Allanic
  • Bibliothécaire
Université d'Évry-Val-d'Essonne (UEVE)

Partenaire(s)