Le rôle des bibliothèques dans la transformation numérique
Cette transformation peut passer par les bibliothèques, qui fonctionnent comme un hub. C'est-à-dire un point de connexion central, où les diverses professions de l'ESR (pédagogie, recherche, systèmes d'information, TICE, formation) peuvent se rassembler pour débattre et discuter dans un cadre collaboratif. En 2016, le Conseil national du numérique (CNNum) organisait des ateliers collaboratifs sur la thématique de la transformation numérique de l'ESR. L'ADBU, qui figurait au nombre de ses interlocuteurs, a soumis au CNNum des conseils, remarques et suggestions afin d'ajuster le référentiel d'actions pour la transformation numérique des universités.
À travers l'implication de son Conseil d'administration et de sa Commission Pédagogie et documentation, l'ADBU a aussi participé aux tests du kit DIY d'atelier de co-design du CNNum. L'objectif était de proposer aux institutions de l'ESR un kit "clé en main" d'ateliers collaboratifs reproductibles afin qu'elles mènent à leur tour, localement, une réflexion active sur la question de la transformation numérique de l'ESR. Considérant les bibliothèques comme un acteur, un incitateur et un facilitateur naturel et légitime de cette démarche, l'ADBU a décliné en décembre 2016 un atelier professionnel d'une journée sur la question en s'inspirant de la méthode proposée par l'atelier du CNNum.
Le poster ADBU
Dans l'esprit de ces ateliers CNNum-ADBU sur la transformation numérique de l'ESR, un poster a été réalisé à la main par Magalie Le Gall, bibliothécaire, créatrice de sketchnotes et membre de la Commission #aDBUMetiers de l'ADBU. Cette pièce unique, proposée et présentée par Cécile Swiatek, responsable de la Commission Pédagogie et Documentation, a reçu le premier prix des posters lors du congrès annuel 2017 de LIBER.
Le poster a été réalisé dans l'esprit des ateliers de co-design du CNNum - tout à la main, en rassemblant divers interlocuteurs autour d'une table, et en mode projet. Il présente le processus de mise en place, puis de mise en œuvre d'une transformation numérique. Il met en avant le travail de contextualisation nécessaire à toute transformation :
- connaissance approfondie du contexte institutionnel, de ses missions et de sa politique globale (vision et stratégie),
- identification des interlocuteurs (recherche, pédagogie, documentation, systèmes d'information) et de leurs orientations professionnelles,
- verbalisation des questions-clefs ;
- détermination des contraintes et des leviers ;
- définition des objectifs ;
- répartition des actions.
Ceci permet aussi de déterminer les modalités de travail et de guider l'action en dessinant les trois grands champs de départ : quoi, qui, pourquoi.
Le poster fait ressortir cet état d'esprit en alternant :
- les périodes stables et construites (les maisons) ;
- les temps de progression dynamique entre chaque étape (les panneaux) ;
- les zones de flou correspondant aux pistes de réflexion établies en commun par les divers acteurs de l'ESR qui, à l'occasion de ces ateliers, découvrent parfois les réalités des métiers des autres (le couteau suisse, les nuages).
De manière générale, le poster témoigne que ces programmes de transformation proposent des rendus sur différents niveaux, matérialisés par les quatre vignettes carrées :
- un niveau idéal qui se projette sur un futur lointain (premier atelier) ;
- un niveau conceptuel qui jette les fondements stratégiques d'un programme concret de transformation numérique (second atelier) ;
- l'importance de réaliser vite sur le terrain de petites victoires rapides et visibles, des "quick-win" motivant et effectuant de petites réalisations concrètes et pragmatiques très orientées "User Experience"/UX (troisième atelier) ;
- le démarrage à proprement parler du projet global (quatrième atelier).
Une fois le processus engagé, confirmé, et suffisamment avancé, on peut assister à des rendus successifs. La transformation s'opère en recherche comme en formation. Elle intègre la dimension documentaire à chaque pas, et bénéficie d'une cohérence maximale entre :
- les politiques numériques de l'université ;
- les contenus proposés ;
- l'expertise technique des systèmes d'information.
Aujourd'hui, certaines bibliothèques universitaires ont commencé à travailler dans un contexte institutionnel local. Elles ont suggéré et encouragé des réunions et des ateliers collaboratifs afin d'améliorer ou d'accélérer leur transformation numérique institutionnelle. Cette dynamique doit continuer.